Co wpływa na skuteczność managera w zarządzaniu zespołem? Czego manager może nauczyć się podczas wolontariatu na Pol’and’Rock Festivalu? Jakie wnioski w zakresie przygotowania nowych pracowników do pracy i motywowania zespołu można wyciągnąć ze sposobu funkcjonowania wolontariatu na festiwalu?
Z każdego doświadczenia staram się wyciągnąć wnioski, które wykorzystuję w pracy zawodowej oraz w życiu prywatnym. Wolontariat na festiwalach muzycznych stanowi dla mnie kopalnię pomysłów. Mam nadzieję, że mój artykuł, będzie inspiracją dla wielu z Was. Opisałam w nim swoje obserwacje dotyczące zarządzania zespołem wolontariuszy, które z powodzeniem można przenieść na zespół pracowników.
Wolontariat to świetna przygoda, pozwala nie tylko uczestniczyć w festiwalu, ale przede wszystkim zobaczyć, jak wygląda jego organizacja „od kuchni”. Do tej pory miałam okazję pracować przy takich festiwalach jak Castle Party w Bolkowie, Audioriver w Płocku, Open’er Festival w Gdyni oraz Pol’and’Rock Festival (wcześniej Przystanek Woodstock) w Kostrzynie nad Odrą. I właśnie doświadczeniami z tego ostatniego chciałabym się z wami podzielić w tym artykule.
Czego manager może nauczyć się o zarządzaniu zespołem ze sposobu działania wolontariatu podczas Pol’and’Rock Festiwalu?
Po pierwsze: przygotowania nowych osób do pracy
W wielu firmach przykłada się coraz większą wagę do onboardingu nowych pracowników, jednak wciąż w tym obszarze jest wiele do zrobienia. Spotkałam się z sytuacją, kiedy nowy pracownik nie miał gdzie usiąść, bo zapomniano zamówić dla niego biurko i przez kilkanaście dni musiał siedzieć przy biurku swojej szefowej. Zdarza się, że pracownik w pierwszych godzinach w nowej pracy pozostawiony jest sam sobie czekając, aż jego szef lub inna wyznaczona do tego osoba, znajdzie chwilę wśród nawału obowiązków, żeby zapoznać go ze sposobem funkcjonowania firmy. Wszelkie szkolenia odbywają się w pośpiechu, nie ma czasu na pytania i nowy pracownik musi sam, metodą prób i błędów, dojść do tego, w jaki sposób powinien wykonywać swoje obowiązki.
Właściwe przygotowanie do zadań realizowanych podczas festiwalu to podstawa działania Pokojowego Patrolu (grupa wolontariuszy działających podczas Pol’and’Rock Festivalu). Aby zostać jego członkiem, trzeba przejść trzydniowe szkolenie w należącym do Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy Centrum Wolontariatu w Szadowie-Młyn, które składa się z zajęć survivalowo-integracyjnych, kursu dla służby informacyjnej na imprezach masowych oraz nauki pierwszej pomocy.
Zajęcia rozpoczynają się w piątek rano, kończą w niedzielę około południa. Odbywają się zarówno na sali wykładowej, jak i w terenie, i to niezależnie od pogody. Często wiążą się z przełamywaniem własnych lęków. Nie umiem pływać i boję się wody, więc w moim przypadku było to przejście po moście linowym rozwieszonym nad strumykiem (podczas którego zresztą wpadłam do wody) i przepłynięcie stawu na zbudowanej wcześniej przez uczestników szkolenia tratwie. Wspierała mnie w tym cała grupa ludzi, których poznałam zaledwie kilka godzin wcześniej. Zajęcia kończą się egzaminem z pierwszej pomocy oraz testem sprawdzającym znajomość przepisów w zakresie bezpieczeństwa na imprezach masowych. Ich zaliczenie dokumentowane jest odpowiednimi certyfikatami.
WOŚP dba o właściwe przygotowanie swoich wolontariuszy do działania na festiwalu. Warto wspomnieć, że ćwiczenia (np. pozoracja pierwszej pomocy) odbywają się również w trakcie trwania imprezy. Wszystko po to, aby każdy czuł się pewnie. W przypadku innych festiwali, przy których miałam okazję pracować, szkolenie, jeżeli w ogóle było, trwało maksymalnie 1,5 godziny. Zdarzyło się, że uczestnicy wiedzieli więcej ode mnie a przecież to ja miałam im udzielać informacji. Czasem jako klienci również wiemy o firmie i jej produktach więcej niż obsługujący nas pracownik, co nie wpływa pozytywnie na naszą opinię o tej firmie. Warto o tym pamiętać!
Do przemyślenia:
- Czy onboarding w twoim zespole/dziale/firmie odbywa się według określonego planu, czy realizowany jest spontanicznie?
- Czy przed rozpoczęciem pracy nowy pracownik otrzymuje informacje na temat tego, jak będą wyglądały jego pierwsze dni w firmie?
- Czy nowi pracownicy podczas pierwszych tygodni otrzymują od ciebie odpowiednie wsparcie?
- Czy jesteś dla nich dostępny i mogą się do ciebie zwrócić z każdym pytaniem?
- Czy mają możliwość szybkiej integracji z pozostałymi członkami zespołu i mogą liczyć na ich pomoc?
- Czego brakowało ci podczas pierwszych dni w obecnej i poprzednich firmach i co w związku z tym chciałbyś zmienić w procedurze onboardingu obowiązującej w twoim zespole?
Po drugie: sprawnej komunikacji
Właściwa komunikacja to jeden z filarów dobrze funkcjonującej firmy. Często informacja z jednego działu jest niezbędna do podjęcia decyzji w innym. Niestety, sprawny przepływ informacji szwankuje zarówno w dużych firmach, jak i tych zatrudniających zaledwie kilka osób. Powodów jest wiele – brak czasu, odpowiednich narzędzi, kultury dzielenia się informacjami, rywalizacja pomiędzy poszczególnymi pionami organizacyjnymi, przekonanie szefa, że jego podwładni nie muszą wszystkiego wiedzieć i rozumieć. Tymczasem pracownik, aby właściwie realizować powierzone mu zadania, musi posiadać wszelkie niezbędne dane. Ich brak prowadzi do frustracji i spadku zaangażowania.
Komunikacja osób nadzorujących działania Pokojowego Patrolu z wolontariuszami mogłaby być wzorem dla wielu firm. Zapisy do udziału w wolontariacie, wybór grupy i lidera, odbywają się przez stronę internetową, a każde działanie potwierdzane jest mailowo. Także wszystkie istotne informacje przesyłane są do wolontariuszy e-mailem. W przypadku tych szczególnie ważnych, uczestnicy otrzymują również powiadomienie SMS-owe. Dodatkowo publikowany jest post na Facebooku w grupie skupiającej wolontariuszy. Przed rozpoczęciem festiwalu wolontariusze otrzymują kilka e-maili z informacjami, w jaki sposób przygotować się do wydarzenia, co warto ze sobą zabrać i jak będą wyglądały działania wolontariuszy. Jest to szczególnie ważne w przypadku nowych członków. Jeśli pojawią się wątpliwości, wolontariusz może w każdej chwili skontaktować się z koordynatorem Pokojowego Patrolu, swoim liderem lub zadać pytanie na grupie facebookowej.
W trakcie festiwalu wolontariusze działają w kilkunastoosobowych grupach. Ich liderzy spotykają się z koordynatorem Pokojowego Patrolu podczas specjalnych odpraw dwa razy dziennie, a w razie potrzeby częściej. Ważne informacje przesyłane są SMS-owo i przez specjalną aplikację, którą każdy Patrolowiec może przed festiwalem ściągnąć na telefon. Dodatkowo każda grupa dysponuje radiem, przez które może kontaktować się z Centrum Dowodzenia koordynującym pracę wszystkich służb działających na festiwalu. Każdy wolontariusz w sprawach związanych z bezpieczeństwem i zagrożeniem życia lub zdrowia może skontaktować się z Centrum Dowodzenia telefonicznie.
Taki system komunikacji świetnie się sprawdza, co udowadniają nie tylko ćwiczenia przeprowadzane w trakcie festiwalu, ale również nieprzewidziane zdarzenia, o które na tak dużej i otwartej dla wszystkich imprezie nie trudno.
Sprawna komunikacja z koordynatorem wolontariuszy nie jest normą na innych festiwalach. Na jednym z większych polskich festiwali po dotarciu na miejsce imprezy kontakt z opiekunami odbywa się poprzez grupę na Facebooku, gdzie i tak najczęściej nie można doczekać się odpowiedzi na zadane pytanie. W przypadku problemów wolontariusz najczęściej musi sobie radzić sam.
Do przemyślenia:
- Czy chętnie dzielisz się z pracownikami informacjami? Jeśli nie – co jest tego powodem?
- Czy twoi pracownicy posiadają wszystkie niezbędne informacje, aby mogli właściwie wywiązywać się ze swoich zadań?
- Czy odpowiadasz na wszystkie zapytania od pracowników w takim czasie, aby nie wpływało to na opóźnienia w realizacji zadań po ich stronie?
- Co możesz poprawić w procesie przepływu informacji w swojej firmie/dziale/zespole?
- Czy wszyscy w twojej firmie/dziale/zespole potrafią i chcą dzielić się informacjami?
- Co powoduje, że niektórzy w twojej firmie/dziale/zespole nie chcą lub nie potrafią dzielić się informacjami? Jak możesz im pomóc i zachęcić do dzielenia się informacjami?
Po trzecie: motywowania pracowników
Motywowanie ludzi do pracy to jedno z podstawowych zadań managera. Odpowiednio zmotywowany pracownik wykonuje swoją pracę z większym zaangażowaniem i czerpie z niej większą satysfakcję. Dobrze wiemy, że motywuje nie tylko adekwatne do odpowiedzialności i zadań wynagrodzenie, ale również dobra atmosfera w zespole, możliwość rozwoju, poczucie sensu i sprawczości i wiele innych elementów, o które powinien zadbać manager.
Wolontariusze poświęcają swój wolny czas na działanie na festiwalu. Nikt im za ich pracę nie płaci. Tym ważniejsze jest więc odpowiednie docenienie tej pracy, co nie dla wszystkich organizatorów festiwali, na których miałam okazję pracować, jest oczywiste. Często wychodzą oni z założenia, że wystarczy możliwość uczestniczenia w festiwalu. W niektórych przypadkach dochodzi do tego darmowy posiłek, nocleg (nie zawsze) i gadżety festiwalowe (rzadko).
Możliwość uczestnictwa w festiwalu ma duże znaczenie w przypadku płatnych wydarzeń, takich jak Open’er Festival. W przypadku Pol’and’Rock Festival nie odgrywa zbyt wielkiej roli, ponieważ jest to impreza niebiletowana. Członek Pokojowego Patrolu może liczyć na bezpłatne wyżywienie i nocleg. Otrzymuje również zestaw gadżetów, tzw. pakiet Patrolowca, na który składają się przydatne w trakcie festiwalu rzeczy, takie jak koszulka (a nawet dwie, podstawowy rynsztunek wolontariusza), broszura z najważniejszymi informacjami dotyczącymi festiwalu, plecak, płaszcz przeciwdeszczowy itp. (każdego roku zawartość pakietu jest nieco inna). Wszystko z logo Pokojowego Patrolu i bardzo dobrej jakości. Patrolowcy mają też swój program lojalnościowy – każde działanie w ramach Patrolu jest punktowan, a punkty można wymieniać na nagrody.
Od początku w wolontariuszach budowane jest poczucie, że uczestniczą w czymś ważnym i że bez ich pracy nie byłoby możliwe zorganizowanie festiwalu (warto tutaj wspomnieć, że podczas Pol’and’Rock Festivalu wolontariusze odgrywają znacznie większą rolę niż na innych festiwalach, np. zajmują się obsługą medialną imprezy). Dużą wagę przywiązuje się do integracji. Pokojowy Patrol zaczyna swoje działania na kilka dni przed rozpoczęciem festiwalu. Wówczas działania nie są jeszcze tak intensywne jak w czasie trwania imprezy, więc jest czas na różne gry, takie jak np. bieg Patrolowca. Po zakończeniu festiwalu dla wolontariuszy organizowane jest ognisko. Integracji służą również działania podczas innych przedsięwzięć, organizowanych nie tylko przez WOŚP, takich jak Eliminacje do Pol’and’Rock Festival czy Finał Orkiestry, ale także przez zaprzyjaźnione z nią organizacje jak np. Festiwal Zaczarowanej Piosenki w Krakowie, Festiwal Fantastyki Pyrkon w Poznaniu, Maraton Warszawski i wiele innych.
Jest i możliwość rozwoju – wolontariusz może każdego roku działać w innej grupie (w jednej z lotnych działających na terenie pola festiwalowego lub stałych, zajmujących się obsługą scen, Akademii Sztuk Przepięknych, Biura Rzeczy Znalezionych, pasażu handlowego, sklepiku WOŚP, mediami, itp.) a po spełnieniu odpowiednich wymagań i ukończeniu wymaganych szkoleń sam zostać liderem grupy.
Do przemyślenia:
- Czy swoim zachowaniem nie wpływasz demotywująco na pracowników?
- Czy stwarzasz swoim pracownikom odpowiednie warunki do rozwoju?
- Czy doceniasz swoich pracowników, chwalisz ich, ale też wskazujesz, co robią źle?
- Czy znasz potrzeby swoich pracowników i wiesz, co ich motywuje do pracy?
- Czy wyznaczasz swoim pracownikom zadania i cele zgodne z ich umiejętnościami i predyspozycjami?
- Czy odpowiednio nagradzasz wysiłek pracowników?
Po czwarte: słuchania pracowników i uczenia się na swoich błędach
Każdy z nas popełnia błędy, jednak niewielu potrafi wyciągać z nich wnioski. Podobnie jest ze słuchaniem innych – większość woli mówić. Wielu menedżerów jest przeświadczonych o tym, że wie wszystko najlepiej, a pracownicy są od tego, aby wykonywać swoje zadania, a nie dyskutować. Czasem obawiają się, że przyznając się do błędu czy realizując rozwiązanie zaproponowane przez podwładnego, okazują własną słabość, więc wolą otaczać się ludźmi, którzy wszystkie polecenia wykonują bezrefleksyjnie. Tymczasem słuchanie pracowników pozwala spojrzeć na problem z innej perspektywy i uniknąć wielu błędnych decyzji a także poprawić funkcjonowanie wielu procesów. Pracownicy mają bezpośredni kontakt z klientami i najlepiej znają ich oczekiwania. To oni najczęściej korzystają z narzędzi udostępnionych przez firmę, więc wiedzą, co działa dobrze, a co warto byłoby usprawnić oraz które czynności i procedury warto ograniczyć. To umiejętność przyznania się do błędu i słuchanie podwładnych buduje autorytet szefa wśród pracowników, a nie kreowanie się na wszystkowiedzącego geniusza.
Pol’and’Rock Festival oparty jest na latach doświadczeń Jurka Owsiaka i Fundacji Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy. Organizatorzy biorą pod uwagę głos wolontariuszy i uczestników odnośnie do tego, co w danym roku działało dobrze, a co warto poprawić. Po każdym festiwalu wśród wolontariuszy przeprowadzana jest ankieta, w której oceniają oni takie elementy jak komunikacja i przygotowanie do pracy, działanie swojej grupy i lidera, zaplecze gastronomiczne i sanitarne, współpracę z innymi służbami. Wnioski wynikające z ankiety i nie tylko, są omawiane podczas specjalnego spotkania z liderami wszystkich grup działających w trakcie imprezy. Stanowią też podstawę do planowania działań w kolejnym roku.
Jako uczestniczka siedemnastu edycji festiwalu mogłam obserwować, jak na przestrzeni lat zmieniała się ta impreza. Z jednej strony organizatorzy trzymają się utartych schematów i sprawdzonych procedur, ale pamiętają też, że świat, który nas otacza, nie stoi w miejscu, więc coś, co dobrze funkcjonowało do tej pory, może przestać działać, bo otoczenie się zmieniło.
Do przemyślenia:
- Czy wyciągasz wnioski z porażek i niepowodzeń?
- Czy potrafisz przyznać się przed współpracownikami do błędu?
- Czy potrafisz przyjąć krytykę ze strony swoich podwładnych?
- Czy w przypadku podjęcia błędnej decyzji nie zrzucasz odpowiedzialności za nią na innych?
- Czy pytasz swoich pracowników o opinie w różnych kwestiach?
- Czy liczysz się z ich zdaniem?
Podsumowanie
Na tle innych festiwali, przy których miałam okazję pracować, Pol’and’Rock Festival stanowi wzór tego, jak powinien funkcjonować wolontariat. Cieszę się, że od lat jestem jego częścią, najpierw jako uczestniczka, teraz członek Pokojowego Patrolu. Warto czerpać inspirację z doświadczeń jego organizatorów i przełożyć je na własny zespół.
Dofinansowano ze środków Funduszu Popierania Twórczości Stowarzyszenia Artystów ZAiKS
Jedyne takie studia podyplomowe! Rekrutacja trwa: https://www.muzykawmediach.pl/
